Cuales son las reglas para archivar?

¿Cuáles son las reglas para archivar?

Normas básicas para el archivo de documentación

• Escoge buenas carpetas o archivadores.
• Escoge un sistema de codificación.
• Separa la documentación por proyectos y mantén el orden.
• Deshazte de lo innecesario.
• Distingue entre documentación informativa o administrativa.

¿Por qué es importante archivar nuestros documentos?

Los archivos custodian la memoria de cualquier organización. Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para preservar su valor y significado. Los documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.

¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación?

Según la normativa mercantil Es en el artículo 30 donde encontramos que las empresas deben guardar sus libros de contabilidad, justificantes y documentación, que sea del mismo ámbito, durante seis años.

¿Por que organizar los archivos?

Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la localización de datos por parte de los trabajadores. Esto implica una mayor eficiencia y eficacia en el trabajo realizado, ya que la búsqueda se realiza de forma rápida y sencilla.

¿Cuáles son las reglas para archivar alfabéticamente?

La regla general para archivar alfabéticamente es ordenar los artículos desde la A (el primero) hasta la Z (el último). Usa información cada vez más específica para distinguir entre los artículos separados y ordenarlos.

¿Cómo archivar por nombres?

Es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus letras: Ejemplo: López, Pérez, Vega. Roca, Rojas, Romero. Se denomina cada palabra que forma parte de un título: inicial, abreviatura, letra separada. El nombre: Jorge R.

¿Qué es archivar un documento?

Guardar documentos o información en un archivo . 2. tr. Dar por terminado un asunto .

¿Cómo se archiva los documentos?

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

¿Qué es un archivo alfabético?

A. SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

¿Cómo archivar nombres en orden alfabético?

Ordenar una lista alfabéticamente en Word

1. Seleccione la lista que desea ordenar.
2. Vaya a Inicio > Ordenar.
3. Establezca Ordenar por enPárrafos y Texto.
4. Elija Ascendente (A a Z) o Descendente (Z a A).
5. Seleccione Aceptar.

¿Cómo puedo ordenar mis archivos en el orden que yo quiera?

Pulsamos botón derecho con el ratón sobre la zona vacía de esta zona y se despliega el menú con la opción Organizar por. . Al ordenar los archivos o carpetas lo que hacemos es indicar según qué propiedad se ordena el listado y en qué sentido.

¿Cómo archivar los archivos que no son necesarios?

10 Deshazte de los archivos que no son necesarios. Una parte de un buen sistema para archivar documentos es tirar o triturar aquellos que no son esenciales. Esto reducirá el tamaño de tus archivos y te permitirá encontrar otros documentos de forma más fácil.

¿Cómo archivar documentos en una empresa?

Cómo Archivar Documentos en una Empresa. 1. Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética. De esta forma se establece en la oficina o empresa un sistema de archivo para implementar en el futuro. 2. Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita identificar su contenido.

¿Qué es archivar y para qué sirve?

Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar su duración. Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de los ordenadores hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en importancia.

¿Por qué es importante archivar los documentos?

Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de los ordenadores hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en importancia. Si sabes como hacerlo, podrás liberar espacio para que tu computadora gestione los documentos actuales de manera más eficiente.